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举办一场成功的会议策划,应具备的10个小细节-视维展览

* 来源: * 作者: admin * 发表时间: 2019-09-10 8:42:09 * 浏览: 67

会议公司在策划会议的时候,除了在会议规格、亮点上找突破,其实不容忽视会议的小细节,往往一场成功的会议,体现在小细节上,让参会嘉宾舒适,有尊重感。那么,举办一场成功的会议策划,大会组委会及会议公司需要注意哪些小细节呢?


第一、会前筹备阶段的整体把控、整体协调、整体时间进度表,简单理解为,成立大会的组委会,对大会进行整个管理监督跟进。

第二、会前资料准备、设计、印刷、组装,会前资料可以是主办方的介绍,也可以是会议会刊,目的是让来宾系统多渠道了解会议及主办方信息。

第三、会议邀约,对于尊贵嘉宾,一定要用纸质邀请函,彰显出组委会对贵宾的尊重与诚意,大会其他来宾可通过电子邀请函邀约,一则便于报名统计方便,二则也有利于二次传播分享,为大会前期的宣传造势,扩大会议本身的影响力。

第四、找一家靠谱的会议服务公司合作,负责会议的定位、策划、落地、及营销宣传,大大减少组委会的工作量,实现专业的机构做专业的事情,确保大会完美落地。

第五、确认好演讲嘉宾,演讲的课题、演讲者的演讲风格,组委会及时做好前期的配合工作,打磨好演讲稿,让演讲内容有料,演讲风格有趣,不冷场。

第六、嘉宾接机,根据主办方对预算的控制,可实行VIP嘉宾接机,其他人员按照邀请函导航自行前往酒店,亦或者在预算充足的情况下,统一实行接机。

第七、酒店签到、分房,为避免大家的挑选,可通过线上技术,实现电子报道、电子分房系统,针对特别的贵宾,可实现预先分房系统。

第八、活动中的现场布置,最核心是现场要简洁大气,当然预算充足情况下,豪气一些,体验效果更好;三分策划七分执行,执行在乎的是细节,再者,每个环节一定要有预案,尤其是舞台区域部分,灯光、音响、LED屏都是电子设备,跟电力密切相关,一定要做好突然断电、死机等突发事故的预案。

第九、大会期间,做好各种会务接待,如会场的引导、午餐晚宴的安排、出行游学的安排,尽量每个环节需要做到细致,不要给来宾有孤落感,才能保障大会的满意度与价值,

第十、活动结束后,大部分组委会重点放在宣传报道这块,实际大会满意度调查表,也非常有必要,给来宾一种大会后的关怀,同时也容易发现大会的一些不足点,为下一次大会的更完善做好指导方向。更多咨询视维展览官网